Ce composant permet de gérer l’ensemble des relations entre les différents intervenants de l’entreprise (fichiers Clients, Fournisseurs et Employés, relations entre les différents acteurs) et précise leurs rôles par rapport à l’entreprise.

L’ensemble de ces informations est utilisé pour réaliser le suivi des relations Clients et Fournisseurs.

L’objet métier Acteur est constitué :
 d’informations générales descriptives ;
 de coordonnées multiples, gestion des types (postal, téléphonique, électronique, ...) et de l’objet (commercial, comptabilité, ...) ;
 du ou des login, ainsi que de la gestion des autorisations, si nécessaire ;
 du détail des rôles des intervenants par rapport à l’entreprise ;
 de la définition des relations entre acteurs hiérarchiques (telle personne fait partie de tel service ou de telle entreprise) ou une à une (les acheteurs avec qui j’ai des contacts, les entreprises dont je gère la relation, ...) ;
 de la gestion des documents associés ;
 de la gestion des communications entre acteurs.

Gestion des rôles

L’utilisation de la gestion des rôles dans le cadre du système d’information de l’entreprise permettra de définir les différents types, familles, catégories ou fonctions d’acteurs.

Gestion des relations

Présente en standard dans la solution ERP OFBiz-Néogia, la fonctionnalité de gestion des relations permet de décrire les relations que peut avoir un acteur avec d’autres acteurs et dans quel contexte (rôle). Par exemple, cela peut permettre de définir quel est ou quels sont les parrains d’acteur ayant le rôle client.

Gestion des coordonnées

Lors du paramétrage, il est possible de définir des zones complémentaires descriptives en fonction d’un type d’acteurs. La fonctionnalité de recherche multicritère devra être étendue sur ces zones. Le composant de gestion des acteurs permet de gérer l’ensemble des coordonnées qui servira à la communication entre l’entreprise et ses clients d’une part, et l’entreprise et ses fournisseurs, d’autre part.

Suivi des communications

La solution OFBiz-Néogia offre à l’entreprise la possibilité de suivre l’ensemble des communications (orale, mail, téléphone, ...) qu’elle aura avec ses partenaires (clients, fournisseurs, ...). Ce suivi des communications peut être très utile pour le suivi des réclamations éventuelles et de la communication autour des retours de commande.

Il est important de noter qu’il est possible de déclencher des tâches (exemple : action qu’un employé aura à effectuer) à la suite d’une communication.

Classification et Segmentation

La possibilité de renseigner une classification acteur et des adresses e-mail offre l’avantage de pouvoir très simplement utiliser une gestion de mailing automatique, suivant des critères pré-déterminés tels qu’une branche d’activité par exemple. L’ensemble des courriels ou courriers envoyés est géré et visible depuis le module de gestion des communications, permettant ainsi d’établir des ratios entre la communication réalisée auprès d’un client ou d’un prospect et les commandes effectuées par ce même client ou prospect.

Mailing

Pour gérer les abonnements de clients ou de prospects aux lettres d’information, la solution ERP OFBiz-Néogia utilise une fonctionnalité standard du module Marketing qui permet de gérer des listes de contacts. Chaque acteur peut faire partie d’une ou plusieurs classifications ou de segments de marché et un mailing peut être associé à telle ou telle classification, permettant de sélectionner uniquement les cibles visées. Une arborescence de classification peut être définie permettant d’attaquer les différents marchés de manière plus ou moins fine, suivant le besoin.

Statistiques

Des statistiques permettent de suivre au mieux les statuts et les montants de chaque client et fournisseur. Cela permet de connaître le Chiffre d’Affaires réalisé par un partenaire et son en-cours de commande. Ces états peuvent être personnalisés suivant les objectifs désirés ; ils peuvent également être développés sous forme graphique, de façon à en accroître la lisibilité.

Campagnes marketing et code de suivi

La solution ERP OFBiz Néogia offre en standard la capacité de créer des campagnes marketing de manière hiérarchique et de suivre leur taux de transformation au travers de codes de suivi. Une campagne marketing peut être limitée à un ensemble d’acteurs pré-définis et les codes de suivi ont une durée de vie paramétrable.

Visualisation des actions commerciales

La solution ERP OFBiz Néogia offre en standard la possibilité de visualiser les actions en cours dans un calendrier. Cette fonctionnalité permet d’effectuer un suivi de son activité commerciale.